כל אחד מאיתנו כותב אימיילים ולעיתים יש כאלו שכותבים הרבה אימיילים. לרוב איננו חותמים בסוף האימייל, אופיו של המסר הוא בכך שהוא לרוב קצר יחסית, מהיר ולעיתים גם בלתי רישמי. מנגד, כל תוכנות הדואר האלקטרוני כוללות אפשרות להוסיף חתימה אוטומטית בכל אימייל על פי בחירה. החתימה בדואר האלקטרוני עשויה לספק לנו שירות מעניין של הפצת המסרים ומעט יחסי ציבור לעצמנו. תכנון נבון של החתימה יכולה להועיל הרבה מאוד.
בתחילת החתימה נוסיף מילה כמו: בברכה, ומיד נוסיף את שמנו. לאחרי שורת השם, את שם החברה. מיותר להוסיף תואר, משום שזה מסרבל את החתימה, התואר חשוב בפניות ראשונות, במענה ראשון, אולם בהתכתבות סדירה איזכור התואר/התפקיד מיותר לחלוטין.
מאחר ולרוב, האינטרס שלנו הוא שיכירו אותנו יותר, שיכנסו לאתר/בלוג שלנו, מומלץ להוסיף מיד לאחר שם, שם חברה, את כתובת האתר. אפשר ואף רצוי, להוסיף משפט כמו: היכנסו אל האתר כדי לקרוא חדשות.
אם אנו מנהלים בלוג אישי, או מקצועי, מומלץ ביותר להוסיף שורה עם כתובת הבלוג ולציין כי מדובר בבלוג מקצועי, בלוג אישי, בלוג חברה וכיו"ב. אם איננו מעדכנים את הבלוג יותר מפעם בשבוע/שבועיים, כדאי להוסיף לחתימה גם שורה עם כותרת כמו: הפוסט האחרון: <איך לנצל את חתימת האימייל ליחסי ציבור>.
לאחר הפרטים החשובים, כדאי להוסיף את אמצעי התקשורת הסטנדרטים, טלפון, (רצוי ישיר), טלפון סלולרי וכתובת דואר אלקטרונית. לעיתים, ואפילו לעיתים קרובות, אנשים רוצים להעתיק את כתובת הדואר האלקטרוני שלנו למקום זה או אחר (ספר כתובות) ולא כדאי שנכביד עליהם עם "חילוץ" הכתובת מתוך האימייל עצמו.
מאחר ומכשיר הפקס הולך ומאבד את ערכו מיותר יהיה להוסיף מספר פקס. גם הכתובת למכתבים רגילים, היא מעט מיותרת, אלא רק בהתכתבויות רישמיות וחד פעמיות. פרטים אלו הם לרוב נמצאים באתר הרישמי ואנשים יתעניינו בהם במקרים חד פעמיים.
יש הנוהגים להוסיף לוגו לחתימת האימייל. זה אולי יפה ויזואלי, אבל לעיתים זה מטריד ומיותר בייחוד כאשר תוכנת האימייל מסמנת כי מצורף קובץ ומתברר כי מדובר בקובץ לוגו גראפי קטן.
משלוח נעים.
